Làm thế nào để tiến hành một hội nghị hiệu quả

Trong môi trường khoa học và kinh doanh, hội nghị là một trong những cách giao tiếp hiệu quả nhất. Một sự kiện như vậy cho phép bạn tóm tắt kinh nghiệm tích lũy về các chủ đề quan tâm, để làm quen với những phát triển mới trong ngành, để thiết lập các mối quan hệ thú vị. Theo quy định, một hội nghị có quy mô lớn về bản chất, và do đó đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

Bạn sẽ cần

• - cơ sở;

• - micro;

• - máy chiếu video;

• - văn phòng phẩm;

• - nước và đồ ăn nhẹ.

Hướng dẫn sử dụng

1

Lập kế hoạch hội nghị. Nó nên bao gồm các mục tiêu và mục tiêu, một lịch trình báo cáo, số lượng người tham gia, các tài nguyên kỹ thuật cần thiết, một ước tính cho sự kiện này.

2

Quyết định địa điểm và thời gian của hội nghị. Chọn một phòng rộng rãi có thể chứa một lượng lớn khách. Tìm hiểu trước liệu có thể kết nối các thiết bị cần thiết trong phòng này. Về thời gian, hãy chắc chắn tính đến lợi ích và việc làm của những người tham gia. Ví dụ, một hội nghị sinh viên, được lên kế hoạch cho tối thứ Sáu, có thể gây ra một thái độ cực kỳ tiêu cực, bởi vì những người trẻ tuổi đã quen với việc nghỉ ngơi hoặc về nhà vào thời điểm này.

3

Tìm hiểu chi tiết chủ đề của hội nghị. Điều này là cần thiết để xác định sự liên quan và ý nghĩa khoa học của các báo cáo. Để làm cho hội nghị năng động và không nhàm chán, hãy xem xét các vấn đề sắc nét, ít nghiên cứu và gây tranh cãi về nó. Mời các diễn giả xây dựng quan điểm của họ về các vấn đề được lựa chọn.

4

Lập lịch trình thuyết trình của diễn giả. Phân bổ 30-40% thời gian cho các báo cáo và dành phần còn lại để thảo luận. Đó là một cuộc tranh luận sôi nổi và thú vị làm cho hội nghị có hiệu quả. Vẽ ra một quy định theo cách mà một vấn đề hợp lý chảy vào vấn đề tiếp theo và trở thành chủ đề thảo luận.

5

Chăm sóc các cơ sở vật chất và kỹ thuật. Bạn có thể cần một bảng trắng tương tác, một máy chiếu với màn hình, máy tính, micro, biểu đồ lật với các tờ giấy xé, văn phòng phẩm. Khi chuẩn bị cho hội nghị, hãy kiểm tra trước âm thanh, hoạt động của thiết bị video. Bố trí các thư mục với kế hoạch của sự kiện và tóm tắt chính của các báo cáo trên các bảng cho người tham gia.

6

Thông báo cho người tham gia và khách mời của hội nghị về sự kiện sắp tới. Các diễn giả phải trải qua một thủ tục đăng ký trước bắt buộc. Nếu hội nghị đủ lớn, đừng quên mời đại diện báo chí và nhiếp ảnh gia.

Lời khuyên hữu ích

Nếu hội nghị kéo dài đủ lâu, hãy nghĩ về đồ uống và thức ăn. Bạn có thể đặt chai nước trên bàn cho mỗi người tham gia. Trong giờ nghỉ, khách có thể thưởng thức đồ uống nóng và đồ ăn nhẹ theo kiểu tự chọn.